Apakah Anda tahu seperti apa template notulen rapat yang tepat dan apa yang harus ditulis?
Menurut The Balance Careers, meeting minutes atau notulen rapat adalah catatan detail yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah rapat.
Padahal, notulensi rapat tidak hanya diperlukan saat kita menghadiri rapat. Selama kegiatan diskusi, notulensi juga diperlukan untuk mencatat hal-hal penting.
Namun, dalam rapat formal, seluruh notulen rapat harus ditulis. Sebab, tentunya format notulen rapat berbeda dengan rapat atau diskusi informal biasa.
Apakah Anda ingin tahu seperti apa notulen rapat yang benar dan bagaimana mempersiapkannya? Simak terus penjelasan di bawah ini ya.
Fungsi Notulen Rapat
Sebelum anda melihat bagaimana contoh notulensi rapat yang baik, anda harus mengetahui terlebih dahulu apa sebenarnya fungsi dari notulensi tersebut.
Dilansir dari TransscriptionWing, berikut beberapa notulensi pekerjaan yang perlu Anda ketahui.
Jadilah mentor
Fungsi notulen rapat yang pertama adalah sebagai pedoman bagi kita saat akan bertindak. Pasalnya, hasil rapat akan dituangkan secara rinci dalam notulen.
Notulensi tersebut akan digunakan sebagai pedoman saat kita mulai mengerjakan kegiatan.
Selain itu, melalui menit juga dimungkinkan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan. Hal ini akan memudahkan kita untuk menghubungi yang bersangkutan saat kegiatan sedang dilakukan.
Sebagai pengingat
Selain digunakan sebagai panduan, notulen rapat juga dapat digunakan sebagai pengingat bagi setiap anggota rapat.
Tidak akan mudah mengingat hasil rapat, apalagi jika jadwal rapat kita banyak. Inilah mengapa kita membutuhkan menit yang bisa kita gunakan sebagai pengingat.
Jadi, tidak akan ada lagi pertanyaan seperti “apa lagi yang saya lakukan?” , “Apa berikutnya?” atau “Saya melakukan hal yang benar untuk dilakukan?”
Dengan adanya notulen rapat, tentunya Anda tidak akan melewatkan tugas atau contoh apapun karena semuanya tercatat secara akurat dan jelas.
Referensi anggota yang tidak hadir dalam rapat
Bagi seseorang yang tidak dapat hadir dalam rapat tersebut, tentunya akan sulit untuk mengetahui hasil keputusan yang diambil dalam rapat tersebut.
Namun, Anda tidak perlu khawatir lagi ketika ada notulensi rapat. Dari situ kita sudah tahu pembahasan apa saja yang terjadi dalam rapat tersebut dan keputusan apa yang diambil.
Inilah mengapa sangat penting untuk membuat notulen rapat, terutama jika anggota tersebut berhalangan hadir.
Hemat waktu
Notulensi rapat juga dapat menghemat waktu karena semua anggota tim sudah mengetahui tanggung jawabnya masing-masing.
Mereka tidak perlu terus menanyakan tugas dan tanggung jawabnya karena sudah tertulis dalam notulen rapat.
Saat sudah tahu apa yang harus dikerjakan, pasti akan lebih banyak waktu luang untuk segera fokus menyelesaikan tugas masing-masing.
Contoh notulen rapat tim pemasaran
Notulen Rapat Tim Digital Marketing PT Angkasa Sukses Agustus 2020
Tanggal: 26 Agustus 2023
Waktu: 10.00 WIB — 12.00 WIB
Tempat: Ruang Konferensi 2, Gedung Sukses PT Angkasa, Gl. Kepulauan 60, Jakarta
Tujuan diskusi: Merencanakan strategi pemasaran konten yang efektif selama masa resesi ekonomi
Member yang hadir : Kaka (Digital Marketing Manager), Anis (Content Marketing), Riska (Social Media Specialist), Nogi (SEO Specialist), dan Gina (Creative Designer).
diskusi:
Mengevaluasi strategi content marketing yang telah diterapkan.
Tentukan strategi pemasaran konten yang paling efektif untuk dijalankan selama resesi ekonoi.
resolusi:
Promosikan konten artikel di blog. Tim content marketing harus segera berdiskusi dengan content writer dan editor untuk memilih topik yang menarik.
Buat konten “Bertahan di Tengah Badai Resesi Ekonomi” di platform media sosial. Tim media sosial langsung berkoordinasi dengan desainer kreatif untuk menyesuaikan konten. Pembuatan kalender konten media sosial harus diselesaikan sebelum 5 September 2023.
Pengarang: Lisa
— — — — —
Contoh notulen rapat tim R&D
Notulen rapat tim Litbang PT ABC pada September 2023
Tanggal: 21 September 2023
Waktu: 13.00 WIB — 15.00 WIB
Tempat: Ruang Konferensi 4, Gedung PT ABC, Jl. Agung 10, Jakarta
Tujuan diskusi: Mengembangkan produk baru sandal ARW
Anggota yang hadir: Kiki (Head of R&D), Akira (Head of Product), Rani (Marketing Director), Nori (R&D staff)
diskusi:
- Evaluasi berbagai varian produk sandal yang telah dikeluarkan.
- Memperkenalkan produk sandal tipe ABC terbaru.
- Bandingkan produk sandal ABC dengan kompetitor.
- Menentukan strategi pemasaran yang akan digunakan untuk
- Memasarkan produk sandal ABC terbaru.
resolusi:
Produk sandal ABC versi terbaru diluncurkan pada Desember 2023.
Tim pemasaran akan menyusun strategi pemasaran produk sandal ABC terbaru mulai Oktober 2023.
Saya mencatat: Linda
— — — — —
Templat notulen rapat tim penjualan
Notulen Rapat Tim Penjualan PT BAC Juni 2023
Tanggal: 13 Juni 2023
Waktu: 10.00 WIB — 12.00 WIB
Tempat: Ruang Konferensi 2, Gedung PT BAC, Jl. Sonima 13, Jakarta
Tujuan Pembahasan: Membahas kinerja penjualan pada periode Januari s/d Mei
Anggota yang hadir : Andi (Sales Team Leader), Arina (Sales Assistant Supervisor), Rinda (Sales Assistant Supervisor), Nida (Sales Assistant Supervisor)
diskusi:
- Mengevaluasi kinerja penjualan pada periode Januari hingga Juni.
- Menentukan strategi penjualan yang akan digunakan untuk bulan Juni — Desember 2023.
resolusi:
- Modifikasi strategi penjualan yang ada untuk menarik lebih banyak konsumen.
- Target penjualan ditetapkan meningkat 5% dari periode sebelumnya.
- Manfaatkan lebih banyak momen liburan untuk meningkatkan penjualan.
Pengarang: Rene
— — — — —
Contoh notulen rapat Tim Pengembangan Sumber Daya Manusia
Notulen rapat PT Asal Bahagia HRD Desember 2023
Tanggal: 6 Desember 2023
Waktu: 10.00 WIB — 12.00 WIB
Tempat: Ruang Konferensi 4, Gedung PT Asal Bahagia, Jl. Soekarno Hatta 15, Jakarta
TUJUAN PEMBAHASAN: Staf tambahan di bagian pemasaran PT Asal Bahagia
Anggota yang hadir : Ronnie (CEO), Karina (Head of Human Resources), Aruna (Head of Accounting), Kanina (Head of Marketing)
diskusi:
- Penambahan tenaga kerja di bagian pemasaran PT Asal Bahagia.
- Status sumber daya manusia di bagian pemasaran PT Asal Bahagia.
- Gaji yang akan diterima pekerja baru.
resolusi:
- Penambahan tenaga kerja bagian pemasaran PT Asal Bahagia menjadi dua orang.
- Gaji yang ditawarkan berkisar antara Rp 4,7 juta hingga Rp 5,2 juta.
Posting pekerjaan akan diposting melalui berbagai platform pencarian kerja online.
Saya mencatat: Runa
— — — — —
Contoh notulen rapat tim kreatif
Notulen rapat tim kreatif PT Raja Kreatif November 2023
Tanggal: 16 November 2023
Waktu: 14.00 WIB — 16.00 WIB
Lokasi: Ruang Rapat PT Raja Kreatif 1 di Jl. Surapati 15 Bandung
Tujuan diskusi: Menentukan bahasa desain pada tahun 2024
Anggota yang hadir: Alex (Kepala Tim Kreatif), Keren (Desainer Kreatif), Arca (Desainer Kreatif), Luna (Kepala Pemasaran), Astrid (Penulis Kerajinan)
diskusi:
- Evaluasi bahasa desain pada tahun 2024.
- Pilih keluaran materi iklan yang akan ditampilkan pada tahun 2024.
resolusi:
- Warna primer yang akan selalu hadir dalam desain adalah kuning, merah, dan biru.
- Output yang akan dihasilkan berupa infografis dan video pendek.
- Bekerja sama dengan tim pemasaran untuk membuat desain yang akan menarik minat audiens.
Penulis: Kira
Kesimpulan
Demikian penjelasan mengenai pentingnya membuat risalah rapat dan contoh-contoh pelaksanaannya dengan baik.
Mempersiapkan menit sangat mudah selama Anda memahami format yang tepat untuk menit pertemuan.
Selain itu, jika ingin lebih praktis, Anda bisa menggunakan template notulensi rapat yang mudah ditemukan di internet.
