Dalam bisnis, laporan penjualan merupakan dokumen yang sangat penting untuk diperhatikan dan tidak boleh dilewatkan. Ingat, laporan penjualan dapat memberikan wawasan penting, karena mencakup banyak hal yang berkaitan dengan operasi bisnis.
Misalnya, apakah tenaga penjualan Anda berada di jalur yang tepat untuk memenuhi sasaran penjualan?. Apa yang menyebabkan noda buruk dan bagaimana Anda memperbaikinya?. Apakah Anda memiliki prospek yang memadai di corong penjualan Anda?
Namun, menjawab pertanyaan-pertanyaan ini tanpa data yang akurat tidak mungkin dilakukan.
Oleh karena itu, Anda memerlukan laporan penjualan untuk membantu memecah semua aktivitas penjualan dan memberikan wawasan yang komprehensif, membantu manajer penjualan merencanakan ke depan, dan membangun strategi penjualan yang tepat untuk bisnis Anda.
Lalu, bagaimana cara membuat laporan penjualan yang baik dan benar?
1. Pilih jenis laporan yang Anda inginkan
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan dalam membuat laporan penjualan adalah menentukan jenis laporan yang Anda inginkan. Pilih tampilan laporan yang sesuai dan cocokkan dengan data yang akan disajikan.
Hal ini karena laporan penjualan tidak hanya berbicara tentang angka dan penjelasan, tetapi juga terlihat menarik dan mudah dibaca.
Untuk mencapainya, Anda dapat menggunakan template laporan penjualan atau menggunakan aplikasi laporan penjualan seperti CRM untuk menghasilkan berbagai jenis laporan sekaligus dengan mudah.
2. Kenali audiens untuk laporan penjualan Anda
Apakah Anda memerlukan laporan penjualan yang rumit untuk diserahkan? Jika demikian, Anda mungkin ingin menyertakan beberapa indikator kinerja utama dalam laporan penjualan Anda.
Namun, jika Anda melakukan presentasi kepada para eksekutif, Anda mungkin menginginkan ringkasan yang lebih ringkas namun mencakup banyak jenis laporan.
Hanya itu yang dapat Anda sesuaikan dengan mengetahui kepada siapa Anda akan memberikan laporan penjualan.
3. Menentukan periode pelaporan
Apakah Anda melakukan dua langkah di atas? Anda dapat melanjutkan dengan memilih periode laporan penjualan yang ingin Anda sampaikan. Ini bisa harian, mingguan, bulanan atau tahunan.
Selanjutnya, bandingkan informasi untuk periode yang dipilih dengan periode sebelumnya yang setara. Tujuannya adalah untuk melihat apakah ada kenaikan atau penurunan dalam penjualan Anda.
4. Sertakan informasi yang sesuai
Setelah mengetahui siapa audiens dan periode laporan penjualan, sekarang saatnya memilih data yang ingin Anda lampirkan pada laporan penjualan Anda.
Anda dapat menyertakan atau mengecualikan kumpulan data tertentu sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
5. Visualisasikan data dengan grafik
Laporan penjualan tidak bisa menampilkan data hanya berupa daftar angka. Banyaknya nomor yang tertera bisa membuat penonton pusing.
Oleh karena itu, Anda perlu menyertakan banyak grafik bermanfaat dan gambar lain untuk membantu audiens Anda memahami angka-angka ini.
Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan aplikasi Laporan Penjualan untuk membuat grafik secara otomatis menggunakan data Excel yang sudah Anda miliki.
6. Periksa ulang data dan informasi
Setelah melakukan langkah-langkah di atas, kini saatnya memeriksa kembali data dan informasi yang terdapat dalam laporan penjualan Anda. Jangan takut untuk mengambil informasi tambahan, membuat ulang bagan, atau meminta bantuan sesama anggota tim penjualan.
7. Menyerahkan laporan penjualan
Langkah terakhir adalah menyampaikan laporan penjualan dan memberikan penjelasan yang sesuai. Pastikan penjelasan tertulis Anda mendukung angka yang disajikan.
Selain itu, deskripsi juga harus menentukan peningkatan yang akan diterapkan oleh tim Anda.
