Cara membuat notulen rapat yang baik dan benar harus melalui beberapa tahapan yang harus Anda pelajari. Mempersiapkan notulen rapat mungkin sangat sulit untuk pemula pada awalnya tetapi jika Anda sudah terbiasa dengan menyiapkan notulen rapat maka menyiapkan notulen rapat akan menjadi mudah.
Berikut adalah pengertian dan cara membuat notulensi rapat yang baik dan benar. Untuk mempelajarinya lebih mendalam, simak penjelasan berikut ini.
Cara membuat notulensi rapat yang baik dan benar
Dalam menyusun laporan rapat yang baik dan benar dapat dilakukan dengan beberapa cara. Risalah rapat sendiri bukanlah sesuatu yang dilakukan sembarangan. Namun memang memuat kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk menyusun risalah rapat yang baik dan benar.
Ada beberapa cara membuat notulen rapat yang baik dan benar sebagai berikut:
1. Menyiapkan agenda rapat
Agenda rapat merupakan komponen penting dalam rapat yang sering digunakan untuk membantu jalannya rapat guna menemukan hasil yang dibutuhkan.
Selain itu, memiliki agenda rapat berguna untuk menjaga agar peserta tetap fokus dan menghindari rapat yang tidak produktif bahkan tidak menghasilkan apa-apa.
Maka dengan adanya agenda rapat ini sangat diperlukan sebagai alat untuk membagi waktu atau mengatur waktu, dan juga sebagai garis besar dalam penulisan notulen rapat.
Namun kenyataannya, agenda rapat seringkali diabaikan oleh orang-orang di bagian ini. Sehingga seringkali membuat rapat tidak memberikan hasil yang maksimal dan membuat orang-orang tersebut harus melalui rapat berkali-kali untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.
Oleh karena itu, sebelum melakukan kegiatan rapat, penting bagi Anda untuk menyiapkan agenda rapat yang disesuaikan dengan kebutuhan atau tujuan diadakannya rapat tersebut. Sehingga dengan menggunakan agenda rapat maka tujuan atau kebutuhan yang dibutuhkan akan cepat tercapai walaupun hanya dengan sekali rapat saja.
2. Mencatat kehadiran dalam notule nrapat
Absensi merupakan hal yang penting untuk dicatat. Adapun untuk pendaftaran kehadiran, diperlukan daftar peserta yang hadir dan yang tidak hadir.
Ini digunakan untuk melihat siapa yang setuju dan siapa yang tidak dan siapa yang tidak tahu apa yang terjadi dalam pertemuan tersebut. Sehingga dia dapat menentukan hasil pertemuan dan menentukan apakah hasilnya mungkin atau tidak.
Catatan kehadiran dapat diumumkan atau dibagikan setelah rapat selesai. Pada dasarnya semua anggota rapat perlu mengetahui siapa yang hadir dan siapa yang tidak hadir agar semua peserta dapat menyampaikan pendapatnya guna mencapai hasil yang adil dan maksimal.
3. Ikuti jadwal kegiatan berdasarkan struktur
Menyiapkan notulen rapat sesuai dengan tujuan dan kebutuhan rapat
Agenda rapat disusun untuk mengatur dan mengarahkan jalannya rapat guna mencapai hasil yang diinginkan dan dibutuhkan. Karena pertemuan yang sama akan selalu diadakan agar tujuan yang diharapkan dapat tercapai secara keseluruhan.
Oleh karena itu dalam pertemuan itu sendiri perlu mengikuti tahapan-tahapan yang sesuai dengan kebutuhan. Apa saja tujuan dan kebutuhan yang ada ditulis rapi dalam notulen rapat.
Dengan struktur agenda kegiatan yang jelas, maka rapat akan berjalan lancar dengan menghasilkan tujuan rapat yang dapat dituangkan dalam laporan rapat itu sendiri.
Banyak keuntungan yang bisa didapat hanya dengan mengikuti agenda rapat karena agenda sudah disusun dan ditata sedemikian rupa sehingga memuat tujuan rapat sehingga agenda kegiatan ini bisa disesuaikan dengan tujuan rapat. Sehingga rapat dapat dilaksanakan meskipun hanya sekali namun tujuan — tujuan yang ada bisa tercapai semua.
Oleh karena itu, jangan abaikan agenda rapat. Karena meskipun agenda tersebut terlihat sepele, namun sangat penting dalam rapat itu sendiri. Karena dengan mengadakan rapat sesuai dengan agenda kegiatan yang telah disusun maka tujuan rapat dapat tercapai dan dapat membuahkan hasil yang memuaskan yang dituangkan dalam notulen rapat.
4. Tuliskan hal-hal penting dalam notulen rapat secara rinci
Dalam melaksanakan rapat, perlu untuk menuliskan semua hal yang terjadi dalam risalah rapat. Baik dari pencatatan kehadiran peserta atau
mereka yang tidak hadir. Beberapa pendapat dari masing-masing peserta dan komentar mereka. Beberapa keputusan yang diambil serta tindakan yang akan diambil di masa depan.
Hal-hal tersebut di atas merupakan hal-hal yang harus dituangkan dalam notulen rapat agar hasil yang diperoleh dari rapat dapat diingat dan dilaksanakan dengan baik dengan selalu mengontrol setiap anggota dan segala hasil yang tertulis dalam notulen tersebut.
Anda juga bebas menulis laporan yang sama namun tetap bersyarat. Arti kebebasan untuk menulis ite dapat ditulis secara rinci atau hanya secara garis besar. Asalkan saat menulis hanya garis besar, pencatat, sekretaris atau juru tulis dapat memahaminya dan dapat menjelaskannya kepada orang lain.
Menuliskan segala sesuatu yang terjadi dalam rapat dalam notulen rapat sangat penting karena notulen rapat itu sendiri merupakan hasil yang diperoleh dalam rapat tersebut. Maka notulen rapat ini sangat penting dalam pelaksanaan rapat itu sendiri. Oleh karena itu, menulis notulen rapat membutuhkan konsentrasi yang tinggi.
5. Minta peserta rapat untuk meninjau notulen
Kegiatan membaca ulang notulensi rapat yang dihasilkan oleh peserta lain ini berguna untuk melihat seberapa baik masyarakat memahami aturan yang telah Anda tulis. Mengetahui kekurangan dalam notulen rapat juga berguna agar dapat segera diperbaiki saat rapat.
Mendapatkan umpan balik dari orang lain tentang notulen yang Anda buat juga akan membantu untuk meninjau notulen rapat apakah tidak lengkap atau terjadi kesalahan lain, yang mana melalui tinjauan ini, kesalahan yang terjadi dapat ditekan seminimal mungkin.
Nah, sebelum review dari peserta rapat lainnya bisa dicek dahulu bagaimana dengan notulen rapat yang Anda lakukan tadi, apa sangat penting dan berharga. Karena dengan review ini, hal itu bisa memperbaiki notulen rapat yang sebelumnya tidak sempurna.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa review notulensi tertulis memiliki banyak keuntungan, seperti dapat menguji seberapa baik orang memahami notulen rapat tertulis Anda sehingga dapat mengubah notula menjadi notulen rapat yang lebih mudah dipahami oleh siapa saja.
Selain itu, keuntungan yang didapat dari review notulen rapat yang telah ditulis adalah untuk mengetahui kekurangan notulen rapat apa saja yang ada serta untuk mengetahui apa saja kekurangan naratif sehingga dapat dilakukan perbaikan secepat mungkin dan cepat. kesepakatan bersama yang telah dihasilkan dapat dibuat lebih cepat untuk diimplementasikan.
Kegiatan mengolah kembali notulen rapat yang dihasilkan juga dapat meningkatkan keakuratan notulen dan dapat memudahkan orang lain atau peserta untuk memberikan komentar atau pendapatnya untuk melengkapi dan menyempurnakan tata tertib rapat yang telah ditetapkan menjadi kesepakatan bersama.
