Setiap perusahaan perlu menerapkan sistem dan prosedur penggajian.
Alasannya, sistem ini memungkinkan karyawan Anda mendapatkan jumlah yang tepat pada waktu yang tepat.
Namun, proses penggajian manual dan tradisional bisa sangat memakan waktu sehingga tidak efisien.
Di sinilah sistem penggajian berperan yang memungkinkan Anda menjalankan proses penggajian dengan cepat dan efisien melalui aplikasi penggajian.
Dengan menghabiskan lebih sedikit waktu dan tenaga untuk penggajian, Anda dapat berfokus pada kebutuhan bisnis lain yang lebih mendesak.
Nah, tanpa basa-basi lagi, mari kita lihat apa itu sistem penggajian karyawan dan prosedur yang diikuti di perusahaan.
Bagaimana Sistem Penggajian?
Sistem penggajian adalah proses pengelolaan segala sesuatu yang berhubungan dengan proses pembayaran pegawai dan pengajuan pajak pekerjaan.
Untuk bisnis, sistem ini juga berguna untuk melacak jam kerja, menghitung upah, memotong pajak, mencetak, dan membayar pajak pekerjaan pemerintah.
Dalam setiap periode penggajian, Anda sebagai pemberi kerja wajib menghitung dan membagikan upah karyawan.
Anda bertanggung jawab untuk menghitung jam kerja karyawan dan untuk perhitungan akurat dari gaji kotor setiap karyawan.
Sistem ini umumnya berupa program yang digunakan untuk memasukkan nominal upah dan jam kerja.
Perangkat lunak kemudian menggunakan informasi ini untuk secara otomatis melakukan perhitungan dan melakukan pemotongan pajak, asuransi, dan lainnya.
Sebagian besar perangkat lunak sistem penggajian diperbarui secara otomatis saat undang-undang perpajakan berubah.
Anda perlu melakukan perencanaan terperinci dari seluruh proses penggajian.
Ini karena selalu ada tugas terkait pekerjaan lain yang memerlukan tindak lanjut dan pemantauan terus-menerus.
Misalnya, perubahan pemotongan pajak, kontribusi, dan hal-hal lain yang perlu diperhitungkan dalam proses tersebut.
Prosedur Penggajian
Dalam sistem penggajian pegawai, prosedurnya dapat dibagi menjadi tiga tahap, yaitu: gaji dimuka, gaji aktual, dan gaji ditangguhkan. Simak penjelasan berikut ini:
1. Sebelum penggajian
Aktivitas awal dalam fase pra-penggajian adalah mendefinisikan kebijakan.
Pada tahap awal ini, penting untuk menetapkan kebijakan perusahaan seperti kebijakan gaji, kebijakan liburan dan tunjangan, dan kebijakan kehadiran.
Pastikan bahwa kebijakan ini didefinisikan dengan baik dan ditandatangani oleh manajemen perusahaan Anda sehingga proses penggajian standar dapat ditetapkan.
Selanjutnya, Anda perlu mengumpulkan data input.
Pada titik ini, Anda harus berinteraksi dan berkolaborasi dengan banyak departemen dalam perusahaan Anda.
Dengan cara ini, bagian lain dapat memberi Anda akses lebih besar ke informasi penting seperti ulasan gaji tengah tahun dan data kehadiran.
Proses pengumpulan data bisa sangat melelahkan.
Namun, perangkat lunak sistem penggajian memiliki fitur terintegrasi seperti manajemen cuti dan kehadiran serta portal swalayan karyawan untuk mempermudah pekerjaan Anda.
Proses selanjutnya dalam pra-penggajian adalah validasi entri.
Dalam proses ini, yang harus Anda lakukan hanyalah memvalidasi data yang diinputkan apakah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak.
Inilah saatnya untuk memastikan tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan dan tidak ada karyawan tidak aktif yang dimasukkan dalam pembayaran gaji.
2. Proses perhitungan penggajian
Pada titik ini, langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah perhitungan gaji.
Ini adalah tahapan dalam proses penggajian dimana input data dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses.
Proses ini menghasilkan gaji bersih yang dihasilkan setelah disesuaikan dengan pajak dan potongan sesuai kebutuhan.
Setelah proses ini selesai, terserah Anda untuk menormalkan nilai dan memeriksa akurasi untuk menghindari kesalahan.
3. Gaji selanjutnya
Pada saat pemrosesan, semua pemotongan upah menurut undang-undang seperti EPF (Dana Penyedia Karyawan), pemotongan pajak penghasilan dan asuransi dipotong dari gaji.
Frekuensi proses ini dapat bervariasi tergantung pada akrual. Sebagian besar biaya ini dapat dilakukan melalui formulir koleksi pribadi.
Setelah semua iuran dibayar, laporan pengembalian diserahkan.
Kemudian, penting bagi Anda untuk mencatat semua transaksi keuangannya untuk proses penggajian.
Gaji merupakan salah satu bagian terpenting dari biaya operasional yang harus dicatat dalam pembukuan perusahaan.
Anda harus selalu memastikan bahwa semua data penggajian dan pembayaran dimasukkan secara akurat ke sistem akuntansi atau ERP perusahaan Anda.
Selanjutnya masuk ke proses pembayaran gaji karyawan. Gaji dapat dibayar tunai, cek atau transfer bank.
Biasanya, perusahaan menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan.
Setelah penggajian diproses, perusahaan perlu memastikan bahwa rekening bank karyawan memiliki dana yang cukup untuk melakukan pembayaran penggajian.
Langkah selanjutnya adalah mendapatkan laporan bank tentang gaji karyawan ke cabang perusahaan.
Pernyataan ini mencakup detail seperti ID karyawan, nomor rekening bank, dan nominal upah.
Jadi, jika Anda menggunakan software penggajian yang memiliki portal data karyawan, maka akan lebih mudah bagi Anda untuk melakukan posting penggajian. Selain itu, karyawan dapat mengakses akun mereka dan tanda terima pembayaran mereka.
4. Pelaporan
Langkah terakhir adalah menyampaikan laporan.
Setelah menyelesaikan penggajian untuk bulan tertentu, departemen keuangan atau tim manajemen akan meminta laporan tentang pengeluaran penggajian karyawan.
Oleh karena itu, Anda perlu mengumpulkan data dan mengekstrak informasi yang diperlukan untuk menyusun laporan ini.
Tabel Sistem Penggajian Indonesia
Di Indonesia sendiri, ada tiga jenis atau skala sistem penggajian yang berbeda dalam penerapan bonus dan indikasi yang dirujuknya.
Sistem penggajian dalam satu skala
Indikator yang dijadikan acuan dalam pemberian gaji pada skala ini adalah sama dengan pangkat atau jabatan. Selain itu, sistem ini tidak mempertimbangkan beban kerja atau tanggung jawab dalam pekerjaan.
Sistem Penggajian Skala Ganda
Sedikit berbeda dengan single scale, sistem penggajian dual scale berfokus pada 3 indikator utama. Dalam hal ini khususnya kinerja, prestasi yang dicapai, beban kerja dan tanggung jawab yang diberikan dalam pekerjaan.
Sistem gaji campuran
Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem penggajian tunggal dan ganda. Dalam skala campuran, pegawai dengan pangkat atau jabatan yang sama menerima gaji yang sama. Selain komponen tunjangan yang harus diambil sesuai dengan beban kerja yang ditransfer.
Mengapa perusahaan perlu menerapkan sistem penggajian?
Penggajian merupakan bagian integral dari operasi perusahaan.
Tidak hanya sebagai bentuk tanggung jawab untuk membayar gaji karyawan, itu juga memainkan peran penting dalam memastikan kepatuhan perusahaan terhadap undang-undang perpajakan.
Berikut adalah alasan lain mengapa sistem penggajian sangat penting bagi bisnis:
Efisiensi waktu
Sistem penggajian dapat membantu Anda merampingkan proses penggajian.
Menambahkan angka secara manual, memasukkan data, dan menghitung pajak pada tahap penggajian bisa sangat memakan waktu.
Jadi, dengan adanya sistem penggajian, Anda dapat lebih menghemat waktu penggajian sehingga perusahaan Anda dapat berjalan dengan maksimal.
Meningkatkan kepuasan karyawan
Alasan lain perusahaan perlu menerapkan sistem penggajian adalah karyawan secara alami ingin mendapatkan upah yang seharusnya mereka terima tepat waktu.
Jika gaji tertunda masuk ke rekening bank pegawai, hal ini tentu saja dapat menghambatnya dalam memenuhi kebutuhan hidup seperti membayar tagihan dll.
Hal ini tentunya dapat merusak kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
Pembayaran yang terlambat dan tidak akurat cenderung menyebabkan karyawan Anda mempertanyakan stabilitas keuangan perusahaan.
Bedanya hanya jika perusahaan menerapkan sistem penggajian, maka sistem tersebut akan membantu memastikan karyawan dibayar sesuai jumlah secara tepat waktu.
Terus menerus membayar perusahaan Anda tepat waktu tentu akan berdampak pada semangat kerja karyawan Anda.
Ini dapat memengaruhi lingkungan dan budaya perusahaan Anda secara keseluruhan, menghasilkan sikap positif dan rasa kepuasan kerja pada karyawan.
Dengan begitu, kinerja harian karyawan menjadi lebih sempurna.
Menjaga reputasi perusahaan
Selain membayar karyawan, perusahaan harus memastikan bahwa aktivitas penggajian mematuhi undang-undang pajak dan tenaga kerja negara bagian.
Kompeten mengikuti tindakan legislatif dan memenuhi kewajiban pajak membuat perusahaan menjadi pemberi kerja yang stabil.
Peningkatan reputasi perusahaan ini pada akhirnya akan mengarah pada daya tarik dan retensi kumpulan bakat yang kuat.
Memfasilitasi kegiatan pelaporan
Sistem penggajian juga membantu perusahaan mematuhi undang-undang pajak dan ketenagakerjaan.
Perusahaan perlu melaporkan pemotongan pajak gaji dan status karyawan kepada pemerintah setiap tiga bulan atau setiap tahun.
Persyaratan perusahaan Anda seringkali bergantung pada besarnya gaji karyawan dan jenis bisnis yang Anda jalankan.
Selain itu, setiap negara memiliki undang-undang ketenagakerjaan yang berbeda mengenai upah minimum, lembur, prosedur pemutusan hubungan kerja, dan lainnya.
Nah, memiliki sistem penggajian membuat lebih mudah untuk mengikuti dan memahami peraturan tersebut.
Demikian artikel tentang sistem penggajian dan prosedurnya yang perlu Anda pahami.
Setiap perusahaan memiliki prosedur dan sistem penggajian yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan kepentingan masing-masing perusahaan.
