HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System. Human Resource Information System adalah sistem yang digunakan oleh tim sumber daya manusia untuk mengelola data karyawan, proses sumber daya manusia dan mengambil keputusan mengenai karyawan.
Sistem ini akan membantu pengelolaan data pegawai secara efektif dan efisien.
Lantas, apa saja kelebihan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS)? Bagaimana cara menggunakan HRIS?
Apa itu HRIS?
HRIS merupakan suatu perangkat lunak yang menggabungkan teknologi dan sistem manajemen sumber daya manusia yang berkaitan dengan pekerjaan tim sumber daya manusia.
Mulai dari pengelolaan data pegawai, proses penggajian, pengelolaan kinerja, rekrutmen, pelatihan dan berbagai aspek lainnya terkait pengelolaan sumber daya manusia.
Platform HRIS dapat digunakan secara online sehingga tidak perlu memasukkan data secara manual.
Data disimpan di cloud, jadi Anda tidak perlu khawatir dengan keamanan data. Penggunaan HR online juga dapat meningkatkan bisnis dan mengurangi biaya operasional.
Manfaat HRIS Bagi Perusahaan Anda
Fungsi dan manfaat HRIS korporat sangat banyak, antara lain:
1. Pengelolaan data pegawai
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) digunakan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat.
Ini termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, informasi kontak, data kehadiran, dan informasi relevan lainnya.
2. Rekrutmen dan seleksi
Fungsi lainnya juga untuk memperlancar proses rekrutmen dan seleksi pegawai baru.
Fitur-fitur seperti memposting peluang kerja, mengumpulkan lamaran, menjadwalkan wawancara, dan mengevaluasi calon karyawan dapat dikelola dan diimplementasikan melalui HRIS.
3. Manajemen penggajian dan kompensasi
Selain itu juga untuk mengatur perhitungan gaji, tunjangan, pemotongan pajak dan manajemen kompensasi lainnya.
Sistem ini mengotomatiskan proses penggajian dan menjamin keakuratan perhitungan gaji karyawan.
4. Manajemen kinerja
Selain itu, HRIS membantu dalam mengevaluasi dan mengelola kinerja karyawan.
Melalui sistem ini, tujuan kinerja dapat ditetapkan, umpan balik dapat diberikan dan penilaian kinerja dapat dilakukan secara terstruktur.
5. Pelatihan dan pengembangan
Sistem informasi sumber daya manusia membantu merencanakan, mengatur dan memantau program pelatihan dan pengembangan karyawan. Sistem ini memudahkan karyawan untuk mendaftar pelatihan, melacak kemajuan, dan melaporkan hasil pelatihan.
6. Manajemen kehadiran
HRIS menyediakan fungsionalitas untuk mengelola absensi karyawan, liburan, jadwal kerja, dan izin lainnya.
Karyawan dapat meminta cuti dan absensi melalui sistem, sedangkan HR dapat memantau dan melacak kehadiran karyawan secara efektif.
7. Pengambilan keputusan
Ada juga data dan laporan yang diperlukan untuk analisis SDM.
Sistem ini dapat menghasilkan laporan mengenai demografi karyawan, biaya SDM, kinerja, dan statistik lainnya untuk membantu mengambil keputusan strategis.
Fungsi HRIS
Berbagai fitur tersedia di Human Resource Information System (HRIS) untuk meningkatkan kinerja karyawan. Berikut 5 karakteristik utama dari sebuah HRIS, antara lain:
1. Absensi
Sistem HRIS memiliki fungsi manajemen kehadiran karyawan. Fitur ini menggunakan absensi online sehingga karyawan dapat mencatat kehadiran secara otomatis hanya melalui smartphone.
Penambahan lokasi atau GPS dapat memudahkan dalam melihat lokasi kerja karyawan. Aplikasi ini dapat digunakan untuk bekerja dari rumah atau bekerja di lapangan.
Selain absensi, terdapat juga fitur waktu istirahat karyawan, lembur, dan pergantian shift. Hal ini memudahkan tim HR dalam mengatur kehadiran dan terintegrasi dengan payroll perusahaan.
2. Payroll atau gaji
Jika dulu penggajian dilakukan secara manual, kini bisa dilakukan secara otomatis dengan menggunakan software penggajian.
Payroll ini terintegrasi dengan kehadiran sehingga memudahkan tim HR dalam menghitung gaji berdasarkan kehadiran karyawan.
Terdapat fitur peringkasan data yang akurat, perhitungan otomatis, dan transfer gaji tepat waktu ke setiap karyawan.
3. Rekrutmen pegawai
Umumnya proses perekrutan karyawan tidaklah mudah karena melalui proses yang sangat kompleks.
Selain itu, keterlambatan operasional dan biaya menjadi sangat tinggi jika proses rekrutmen staf tetap dilakukan secara manual.
Dengan sistem informasi SDM, perusahaan Anda dapat menjadwalkan wawancara dan orientasi.
4. Pengelolaan database dan sumber daya manusia
Tugas administratif biasanya sangat melelahkan jika menggunakan cara manual. Jumlah data karyawan dan bisnis membuat tim HR kewalahan.
Memiliki database karyawan dapat membantu tim HR untuk secara otomatis membuat manajemen karyawan dan menyimpannya di cloud.
Keuntungan lainnya adalah Anda juga dapat menyampaikan pengumuman internal perusahaan melalui aplikasi POINT.
Pilih HRIS Tepat Untuk Perusahaan Anda
Pilih sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) yang tepat.
Memilih HRIS yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda tidaklah mudah, namun beberapa langkah dapat membantu Anda:
1. Pertimbangkan ukuran bisnis
Sebelum memilih lamaran, perhatikan dulu jumlah karyawan di perusahaan Anda. Jika bisnisnya masih kecil, Anda mungkin hanya memerlukan sistem informasi HR dasar untuk mengelola data karyawan, cuti, dan penggajian.
Namun, jika bisnis Anda besar, Anda mungkin memerlukan HRIS yang lebih kompleks untuk mengelola fungsi SDM yang kompleks. Misalnya HR Analytics untuk menganalisis kinerja karyawan secara otomatis.
2. Harapkan pertumbuhan di masa depan
Perusahaan harus memiliki visi pengembangan dan perluasannya sendiri. Maka pilihlah HRIS yang mampu beradaptasi dengan perkembangan tersebut. Jika aplikasi yang Anda pilih kuat dan mampu menahan banyak perubahan, Anda tidak perlu khawatir untuk mengganti sistem dalam waktu dekat.
3. Integrasi dengan teknologi yang ada
Beberapa penyedia menawarkan integrasi bawaan dengan sistem populer, seperti aplikasi penggajian. Namun, beberapa juga memerlukan integrasi khusus, yang dapat memakan waktu lebih lama dan lebih mahal.
Carilah penyedia yang menawarkan tim dukungan khusus dan integrasi yang jelas untuk memfasilitasi transisi yang lebih lancar.
