Pahami apa itu presensi, contoh dan jenis yang sering digunakan oleh perusahaan

Apa itu presensi?. Ketika kebanyakan orang mendengar istilah ini, mereka akan langsung berpikir tentang absensi kerja. Padahal keduanya mempunyai makna yang sangat bertolak belakang.

Jika presensi berarti kehadiran, maka absensi sebenarnya berarti ketidakhadiran. Lalu pada saat mencatat kehadiran, presensi atau absensi?

Agar Anda tidak lagi salah dalam memahami dan menafsirkannya, Anda bisa membaca penjelasan yang telah kami rangkum.

Pengertian presensi

Presensi merupakan istilah yang dipinjam dari bahasa Inggris yang berarti present. Yang berarti kehadiran.

Bahkan dalam bahasa Indonesia, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI, kehadiran berarti kehadiran.

Jadi kalau bicara tentang kehadiran, istilah yang lebih tepat digunakan adalah presensi kehadiran, bukan absensi kehadiran.

Karena ada dan tidaknya, seperti yang telah kami jelaskan, mempunyai makna mendasar yang bertentangan atau bertolak belakang.

Salah satu contoh presensi yang paling sederhana adalah ketika kita diminta mengisi daftar peserta atau bahkan daftar tamu yang diundang dalam suatu acara.

Sedangkan untuk mengecek kehadiran karyawan di perusahaan, ada beberapa jenis sistem absensi yang sering mereka gunakan atau terapkan.

Berikut penjelasan lengkap mengenai fitur absensi perusahaan dan jenis absensi yang digunakan.

Fungsi presensi di perusahaan

Setiap perusahaan mempunyai sistem absensi yang berlaku bagi seluruh sumber daya manusia yang berpartisipasi di dalamnya.

Tujuannya untuk memudahkan pemantauan kinerja pegawai dan menjadi acuan penerapan sanksi.

Sebab pada umumnya pegawai yang mangkir kerja tanpa alasan akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan.

Memang kehadiran merupakan salah satu kunci produktivitas karyawan.

Selain itu, ketika suatu perusahaan memiliki karyawan yang sangat produktif, maka dapat mengurangi risiko kerugian dan meningkatkan peluang keuntungan.

Bukan hanya keuntungan saja yang bisa meningkat, tapi juga peluang pengembangan bisnis di masa depan.

Jenis kehadiran di perusahaan
Ada banyak metode atau sistem absensi yang diterapkan oleh perusahaan. Biasanya dimodifikasi berdasarkan sumber daya manusia, tenaga kerja atau jenis usaha.

Jenis-jenis kehadiran yang sering kita jumpai dalam bisnis antara lain:

1. Presensi sistem kartu magnet

Sistem absensi yang pertama adalah penggunaan kartu magnetik. Apa itu kartu absensi magnetis?

Kartu magnetik mirip dengan kartu identitas pegawai, berupa kartu ATM.

Untuk menggunakannya, cukup tempelkan kartu magnetik ke pemindai.

Dengan cara ini, perangkat akan secara otomatis menentukan ketersediaan Anda pada hari itu. Sayangnya, cara ini rentan terhadap rekayasa.

Karyawan yang tidak hadir pada hari itu mungkin akan menitipkan kartunya kepada rekan kerja lain agar tetap dapat dikenali hadir.

Belum lagi resiko kehilangan kartu magnet itu sendiri. Oleh karena itu metode ini jarang digunakan oleh perusahaan.

2. Sistem Kehadiran Kata Sandi

Cara partisipasi selanjutnya adalah dengan menggunakan password. Artinya setiap karyawan mempunyai password masing-masing yang digunakan untuk mengisi daftar hadir.

Cara ini tidak jauh berbeda dengan sistem sebelumnya dan sangat sederhana untuk diterapkan oleh karyawan Anda.

Mereka dapat membagikan kata sandinya kepada rekan kerja lain dan kemudian memasukkannya untuk mengisi daftar kehadiran karyawan.

Kerugian lain dari password absensi adalah kemungkinan karyawan lupa passwordnya.

3. Sistem Absensi Digital

Sistem presensi digital ini sering digunakan oleh para pelaku bisnis. Karena dinilai sangat praktis dan sulit untuk dirancang atau disimulasikan.

Karyawan dapat melengkapi daftar kehadiran dengan mengakses aplikasi absensi online.

Sistem permintaan kehadiran kemudian akan dihubungkan dengan perangkat karyawan sehingga mereka dapat mengisi daftar kehadiran di sana.

Untuk efisiensi yang lebih baik, metode kehadiran digital ini umumnya dihubungkan ke situs web.

Karyawan dapat melihat ID-nya di meja digital lalu memasukkannya sebagai tanda kehadiran.

Namun, metode ini terbukti masih dapat dirancang atau dimanipulasi.

Hanya dengan memercayai kolega Anda dengan akses terhadap identitas mereka, Anda dapat memanipulasi kehadiran karyawan.

4. Sistem Absensi Biometrik

Sistem ini banyak digunakan oleh para pelaku bisnis karena sudah terbukti aman dan valid. Mekanismenya mirip sidik jari namun dinilai lebih unggul.

Fungsi dari absensi biometrik ini lebih canggih dan presisi. Karena bisa mengenali wajah, suara bahkan kornea mata Anda.

Dengan sensor ID yang modern dan canggih, tidak mengherankan jika ini dianggap sebagai cara terbaik untuk tampil.

Nilai efisiensinya lebih tinggi pada sistem absensi karena tidak dapat dimanipulasi oleh pegawai.

5. Kehadiran elektronik atau kehadiran online

Ini adalah sistem kehadiran baru yang juga menarik bagi bisnis. Kehadiran elektronik atau kehadiran online menggunakan Internet yang berkembang pesat.

Karyawan dapat memasukkan kehadirannya secara online dari mana saja. Partisipasi dilakukan melalui email perusahaan.

Dengan cara ini, kemungkinan ditemukan menggunakan metode ini sangat kecil. Karena akun email merupakan salah satu bentuk privasi yang tidak bisa dibagikan tanpa kehati-hatian.

Metode absensi online memberikan keuntungan bagi para karyawan yang harus mengurus pekerjaan di lapangan.

Mereka tidak perlu datang ke kantor hanya untuk mengisi daftar hadir. Selain menghemat waktu, juga menghemat energi dan jauh lebih produktif.

Bukan hanya karyawan saja yang mendapat manfaat dari metode ini. Pelaku usaha juga mendapatkan banyak manfaat dan kemudahan.

Mulai dari data kehadiran yang benar, kemudahan pengelolaan dan pelacakan kinerja karyawan, serta menjaga produktivitas bisnis.

Kesimpulan

Nah itulah penjelasan mengenai apa itu presensi.

Kami melihat masih kurangnya pemahaman masyarakat dalam menyamakan presensi dan absensi.

Sekalipun pada dasarnya bertentangan. Presensi menunjukkan adanya kehadiran dan absensi menunjukkan ketidakhadiran.

Mereka dapat digunakan di sekolah, di tempat kerja dan bahkan pada acara-acara tertentu di mana seseorang menggunakan daftar undangan.

Dalam sebuah bisnis, sangat penting untuk memiliki sistem absensi sebagai alat untuk memantau kinerja karyawan agar selalu dapat memberikan kinerja yang maksimal.

Dari sini Anda juga bisa mengetahui produktivitas perusahaan, yang bisa berujung pada untung atau rugi.

Penetapan hukuman atau punishment juga akan lebih mudah. Karena dengan adanya sistem absensi yang tercatat dengan baik pada aplikasi HRIS perusahaan, hal ini dapat menjadi bukti kesalahan yang dilakukan oleh karyawan.

Ada berbagai metode kehadiran yang sering digunakan oleh bisnis berdasarkan efisiensi, keakuratan, kemudahan, dan kemudahan bagi karyawan.

Telah dijelaskan di atas bahwa ada beberapa jenis presensi yang banyak dipilih perusahaan dengan mempertimbangkan beberapa unsur.

Dari kelima jenis sistem absensi tersebut, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan tersendiri.

Jika Anda mempertimbangkan untuk menggunakannya dalam bisnis Anda, pastikan sesuai dengan jenis bisnis dan pengalaman karyawan/tenaga kerja.

Karena hal ini akan sangat mempengaruhi efektivitas penggunaannya oleh karyawan Anda.

Demikianlah rangkuman kehadiran yang dapat kami tawarkan.

Semoga dapat memberikan informasi dan pengetahuan baru bagi anda yang berguna dalam mengelola kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan.