Komunikasi bisnis yang efektif adalah kunci keberhasilan operasi bisnis. Menurut laporan Zippia, tim dengan pengalaman komunikasi yang efektif menghasilkan peningkatan produktivitas hingga 25%.
Namun komunikasi bisnis seringkali menghadapi banyak kendala. Hal ini kemudian mengganggu arus informasi dan menimbulkan kesalahpahaman.
Penting untuk mengetahui cara mengatasi hambatan komunikasi bisnis berdasarkan jenisnya. Dengan cara ini Anda dapat berkomunikasi lebih efektif dan mencapai kesuksesan.
Jenis Hambatan Komunikasi Bisnis
Ada banyak hambatan dalam komunikasi bisnis yang dapat menghalangi pesan Anda tersampaikan dengan sukses.
Bahasa dan budaya
Kesalahpahaman bisa saja timbul akibat perbedaan bahasa, dialek, dan adat istiadat yang berbeda. Misalnya, ketika berbicara dengan mitra bisnis asing, mungkin ada istilah yang Anda anggap biasa saja namun dianggap kasar dalam budaya mereka.
Perbedaan persepsi dan penafsiran
Setiap orang memiliki pengalaman, keyakinan, dan cara pemahamannya masing-masing. Hal ini dapat menyebabkan pesan yang sama ditafsirkan secara berbeda oleh pengirim dan penerima.
Misalnya Anda memberikan instruksi kepada tim, namun ternyata mereka melakukannya berbeda dari yang Anda harapkan.
Kurangnya empati dan kesabaran
Empati sangat penting dalam komunikasi karena Anda perlu memahami perasaan lawan bicara. Jika Anda kurang empati, Anda mungkin kesulitan memahami sudut pandang rekan bisnis Anda. Hal yang sama berlaku untuk kesabaran. Komunikasi yang terburu-buru dapat menyebabkan kesalahpahaman.
Komunikasi tidak jelas dan terburu-buru
Ingatlah bahwa komunikasi yang efektif harus jelas dan disampaikan dengan tenang. Jika pesan Anda disampaikan dengan tergesa-gesa atau tidak detail, lawan bicara Anda mungkin tidak mengerti maksud Anda sebenarnya.
Interferensi atau interupsi
Kebisingan, dering telepon yang tiba-tiba atau selama pekerjaan lain. Gangguan ini tentu dapat mengganggu konsentrasi Anda saat berkomunikasi. Akibatnya, pesan yang dikirimkan tidak diterima dengan baik.
Sarana komunikasi yang tidak pantas
Penting untuk memilih sarana komunikasi yang tepat. Misalnya, untuk menyampaikan instruksi yang rumit dan detail, mungkin lebih baik menyampaikannya melalui rapat online dibandingkan melalui pesan teks.
Dengan memahami kendala tersebut, Anda dapat menyusun strategi untuk mengatasinya dan menjalin komunikasi bisnis yang lebih efektif.
Strategi Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis
Setelah mengetahui jenis-jenis kendala, kini Anda perlu mengetahui tips komunikasi bisnis yang efektif untuk mengatasi kendala tersebut.
Berbicaralah dengan jelas dan tepat
Hindari jargon yang rumit dan gunakan bahasa yang mudah dipahami. Sampaikan pesan secara ringkas dan ringkas, tekankan pada poin-poin penting agar tidak menimbulkan kebingungan.
Anda juga harus menyesuaikan gaya bahasa Anda dengan lawan bicara Anda. Gunakan gaya berbicara yang formal dengan atasan atau klien Anda, dan Anda bisa menggunakan gaya berbicara yang lebih santai untuk berkomunikasi dengan rekan kerja Anda.
Perhatikan komunikasi nonverbal
Perhatikan juga gerak tubuh, nada suara, dan ekspresi wajah lawan bicara Anda. Informasi penting seringkali disimpan dalam komunikasi nonverbal.
Penting juga untuk menjaga kontak mata dengan lawan bicara Anda, yang menunjukkan bahwa Anda memperhatikan apa yang mereka katakan. Gunakan bahasa tubuh yang sopan, misalnya hindari menyilangkan tangan karena dapat diartikan sebagai ekspresi ketidaktertarikan.
Mengatur alur komunikasi
Membangun alur komunikasi yang jelas dalam perusahaan. Pertama, tentukan saluran/media komunikasi yang digunakan. Kemudian tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk mentransfer informasi tertentu dan kepada siapa informasi tersebut harus ditransfer.
Pastikan seluruh anggota tim mengetahui alur komunikasi yang terjalin dan mengikutinya dengan baik.
Bangun hubungan positif
Menjalin hubungan baik dengan rekan kerja, atasan dan pelanggan. Suasana yang terbuka dan jujur akan membuat komunikasi menjadi lebih lancar.
Selalu tunjukkan rasa hormat, empati, dan kesediaan untuk menerima umpan balik. Untuk mempererat hubungan, Anda juga bisa melakukan kegiatan bersama untuk menciptakan rasa persatuan dan kekompakan tim.
Pilih alat komunikasi yang sesuai
Pilihlah media komunikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, disesuaikan dengan setiap jenis informasi. Misalnya, gunakan email untuk komunikasi formal, pesan teks untuk pembaruan cepat, atau panggilan video untuk interaksi yang lebih pribadi.
Dengan menerapkan strategi ini, Anda dapat mengatasi berbagai kendala dan menjalin komunikasi bisnis yang lebih efektif.
Tips Meningkatkan Komunikasi Bisnis yang Efektif
Membangun komunikasi bisnis yang efektif tidaklah mudah. Dibutuhkan upaya untuk terus belajar dan berkembang. Jadi, inilah beberapa tip yang terbukti untuk meningkatkan komunikasi bisnis Anda:
Lakukan riset sebelum menghubungi
Anda perlu memahami konteks dan audiens Anda. Dengan memahami sikap dan latar belakang lawan bicara, Anda dapat menyesuaikan gaya bahasa dan pesan yang disampaikan.
Selain itu, Anda juga perlu mengetahui tujuan komunikasi. Apakah Anda ingin memberi instruksi, menyampaikan informasi penting, bernegosiasi, atau sekadar membangun hubungan? Dengan tujuan yang jelas, Anda dapat merancang pesan yang bermakna dan efektif.
Dengarkan baik-baik
Mendengarkan dengan penuh perhatian sama pentingnya dengan berbicara. Saat orang yang Anda ajak bicara memberi Anda informasi, fokuslah sepenuhnya pada mereka. Tunjukkan minat dengan menjaga kontak mata, mengangguk, dan mengajukan pertanyaan klarifikasi. Dengan mendengarkan secara aktif, Anda dapat lebih memahami maksud pembicara dan terhindar dari kesalahpahaman.
Berkomunikasi dengan sopan dan profesional
Pastikan pesan yang Anda sampaikan mudah dipahami oleh lawan bicara Anda. Hindari penggunaan istilah teknis yang rumit — gunakan bahasa yang sederhana dan lugas.
Yang terpenting, jaga nada bicara Anda tetap tenang, sopan, dan profesional. Sekalipun Anda berada dalam situasi yang tidak tepat, hindari berbicara dengan nada keras, kasar, atau acuh tak acuh.
Memberikan masukan yang membangun
Umpan balik atau masukan sangat penting untuk mengembangkan keterampilan komunikasi. Namun, pastikan umpan balik yang Anda berikan konstruktif dan fokus pada perilaku atau hasil profesional, bukan kepribadian individu.
Komunikasikan pengamatan Anda dengan jelas dan berikan contoh nyata serta data atau bukti untuk mendukung argumen Anda. Ingatlah bahwa Anda juga harus terbuka untuk menerima masukan dari orang lain.
Hindari kesalahpahaman
Untuk menghindari kesalahpahaman, hindari komunikasi yang rumit. Gunakan kalimat langsung dan jangan menggunakan bahasa kiasan yang mempunyai makna ganda.
Setelah menyampaikan pesan, berikan kesempatan kepada lawan bicara untuk bertanya dan menjelaskan pemahamannya terhadap pesan tersebut. Jadi Anda dapat yakin bahwa pesan Anda terkirim.
Kesimpulan
Komunikasi yang baik menciptakan lingkungan kerja yang produktif, mendorong kolaborasi dan meningkatkan keberhasilan organisasi. Komunikasi bukan hanya tentang berbicara atau menulis; Hal ini untuk memastikan bahwa pesan yang dimaksudkan diterima dan dipahami.
Oleh karena itu, segera atasi segala kendala yang Anda temui selama berkomunikasi dan tingkatkan kemampuan komunikasi bisnis perusahaan Anda. Langkah konkritnya adalah dengan menggunakan solusi SaaS terintegrasi dari Point.
POINT menyediakan solusi SaaS berbasis cloud yang memfasilitasi komunikasi bisnis. Dengan platform online, Anda dapat berkolaborasi dengan tim Anda kapan saja, di mana saja. Hubungi kami sekarang untuk informasi lebih lanjut.
